Pourquoi est-il important d’apprendre à s’organiser ?

Apprendre à s’organiser est essentiel pour réussir sur le marché du travail. Cela permet notamment d’être plus productif, de réduire le stress, d’éviter les heures supplémentaires, d’avoir un meilleur équilibre entre vie privée et professionnelle.

Quelles sont les premières étapes pour apprendre à s’organiser ?

La bonne gestion du temps s’apprend de façon progressive. Si vous n’avez pas encore trouvé un système efficace pour accroître votre productivité, voici quelques pistes :

• Soigner son environnement de travail : un bureau rangé facilite la concentration. Empilez donc vos livres, débarrassez vous des éventuels déchets, dégagez de l’espace pour écrire. Un espace agréable est ainsi plus propice à la productivité.
• Planifier ses tâches graduellement : vouloir aller trop vite est contre-productif. Fixez vous des objectifs simples pour commencer. Trouvez ensuite des outils d’organisation : agenda, logiciel, application, il existe plusieurs solutions pour mieux s’organiser.

Quels outils peuvent aider à mieux s’organiser ?

Chaque personne fonctionne différemment. Il est important de trouver quels outils d’organisation sont les plus appropriés pour soutenir vos objectifs.

• Les outils de planning : vous oubliez vos rendez-vous ou vos tâches ? L’agenda papier ou électronique est votre allié. Vous perdez du temps lors de la planification des réunions avec vos collaborateurs ? Utilisez Doodle par exemple.
• La prise de notes : pour éviter d’éparpiller vos idées sur des Post-its, utilisez des applications comme Evernote.
• Les outils de gestion du temps : les applications s’appuient sur la méthode Pomodoro. Le but est d’alterner moments de concentration de 25 minutes et pauses de 5 minutes. Elles permettent ainsi de suivre le temps consacré à certaines tâches pour mieux prévoir votre planning.
• Les « to-do lists » : toutes vos tâches défilent dans votre tête au réveil ? Déchargez ces informations sur une liste papier ou dans un support numérique comme Todoist ou TickTick.

Comment apprendre à prioriser ses tâches avec efficacité ?

D’après un sondage mené par Microsoft, 75 % des Français réalisent les tâches les plus complexes en premier. Il existe plusieurs méthodes pour apprendre à fixer ses priorités.

• La matrice d’Eisenhower : elle classe les tâches en quatre catégories selon leur importance et leur urgence :

Tâches urgentes et importantes À faire immédiatement	Tâches importantes, mais pas urgentes À planifier
Tâches urgentes, mais pas importantes À déléguer	Tâches ni importantes ni urgentes À éliminer

• La méthode MoSCoW : elle repose sur le même principe, les tâches sont divisées en quatre classes :
  • M pour « Must » : les tâches les plus importantes.
  • S pour « Should » : les tâches essentielles à effectuer après les tâches urgentes.
  • C pour « Could » : les tâches optionnelles, à réaliser quand vous avez terminé les tâches M et S.
  • W pour « Won’t » : les tâches non réalisables dans la journée ou la semaine, à reporter.
• La loi de Pareto : 80 % des résultats découlent de 20 % de vos efforts. Sur une liste de dix tâches, sélectionnez les deux activités au plus fort impact.

Quelles sont les erreurs à éviter pour mieux s’organiser ?

Les écueils suivants sont fréquents, mais faciles à surmonter.

• Le multitasking : vous ne terminez jamais vos projets et finissez la journée avec un sentiment de frustration. Concentrez vos efforts sur une tâche à la fois.
• L’accumulation excessive de tâches : votre to-do list ne doit jamais être trop longue. Laissez de la place pour les imprévus.
• La sous-estimation de la durée de tâches : mesurez le temps réellement passé pour chaque tâche. Les projets prennent souvent plus de temps que prévu.
• La procrastination : pour y remédier, attelez-vous aux courtes tâches de moins de deux minutes. Bloquez les réseaux sociaux pour éliminer les distractions.
• Le manque de pauses : Levez-vous de votre chaise, étirez-vous, marchez un peu, mangez en conscience…

Comment apprendre à s’organiser dans un cadre professionnel ?

Vous ne savez pas comment vous organiser au travail en entreprise ? Voici quelques astuces pour gagner en productivité au bureau :

• Notifiez vos collègues lorsque vous travaillez sur un projet plus complexe. Demandez à ne pas être dérangé pendant cette tâche.
• Déléguez les tâches optionnelles ou non urgentes. Apprenez à dire « non » quand votre charge de travail est déjà trop élevée.
• Prévoyez des créneaux pour répondre aux e-mails. Les employés consacrent 57 % de leur temps à la communication. Les e-mails, les appels, les notifications sur les messageries, toutes ces interruptions nuisent à votre concentration.
• Optimisez le temps passé en réunion : 37 % du temps de travail des employés de bureau est dédié aux réunions. Limitez le temps de la réunion ou réduisez le nombre de participants.

Quels sont les bénéfices à long terme d’une meilleure organisation ?

À long terme, l’organisation vous permet de gagner en :

• Efficacité.
• Productivité.
• Temps.
• Santé mentale.

Apprendre à vous organiser est la clé de la réussite dans vos projets personnels, professionnels et dans vos formations à Uschool !

Les 3 points à retenir : ● Apprendre à s’organiser aide à devenir plus productif. ● Il existe une multitude d’outils d’organisation pour mieux planifier ses tâches. ● Le multitâche, la procrastination, le manque de pauses sont des erreurs à éviter. 3 Les salariés passent (encore) trop de temps en réunion.