Comment gérer son temps efficacement en 5 principes

Comment gérer son temps efficacement en 5 principes

D’après un sondage de Zippia, 82 % des personnes n’appliquent pas de stratégie de gestion du temps. Cette dernière permet pourtant de gagner en productivité, en efficacité, ainsi qu’en équilibre entre vie professionnelle et privée. Durant vos études, en entreprise ou en tant qu’indépendant, vous avez tout intérêt à mettre en place une méthode pour planifier votre emploi du temps.

Les 5 principes de la gestion du temps

Pour gérer efficacement votre temps, vous pouvez vous appuyer sur cinq principes :

• Définir ses objectifs. Déterminez les activités à réaliser sur la journée ou dans la semaine. En dressant une to do list, vous visualiserez ainsi mieux vos tâches.
• Hiérarchiser les priorités. Un projet peut être plus urgent qu’un autre. Après avoir dressé votre liste, classez donc les tâches en fonction de leur degré d’importance.
  Bon à savoir : Comment prioriser ses tâches ?
  Pour vous aider à prioriser vos tâches, vous pouvez vous appuyer sur la matrice Eisenhower. Elle se présente sous la forme d’un tableau à quatre cases :

Tâches urgentes, mais pas importantes ⇨ à déléguer	Tâches urgentes et importantes ⇨ à exécuter
Tâches importantes, mais pas urgentes ⇨ à planifier	Tâches ni urgentes ni importantes ⇨ à supprimer

• Planifier. Votre énergie varie au fil de la journée, elle joue sur votre productivité. Programmez les tâches plus complexes lorsque votre cerveau est au meilleur de sa forme. Si vous avez l’esprit vif dès le matin, attaquez-vous à votre gros projet. Réservez plutôt le coup de mou de l’après-midi à des activités moins ardues.
• Éliminer les distractions. Difficile d’être productif si vous n’êtes pas dans un environnement calme. Rangez, par exemple, votre bureau, fermez votre boîte e-mail, bloquez vos notifications de messagerie pour mieux vous concentrer.
• Revoir régulièrement votre organisation. Assurez-vous que votre méthode de gestion du temps tient la route. Analysez, par exemple, le temps passé sur chaque projet pour mieux planifier vos tâches.

Les principaux obstacles à une bonne gestion du temps

Les mauvaises habitudes nuisent à votre productivité. Pour optimiser vos séances de travail, suivez ces conseils :

⇨ Bannir le multitâches. Concentrez-vous sur un seul projet. Évitez par exemple de garder votre boîte e-mail ouverte en permanence. Vous ne pouvez pas avancer sur une tâche si votre flot de pensées est constamment interrompu.
⇨ Vaincre la procrastination. Utilisez la technique Pomodoro. Elle consiste à alterner entre des périodes de concentration de 25 minutes avec de courtes pauses de 5 minutes. Certaines applications comme Focus to-do, TickTick ou Toggl appliquent ce principe.
⇨ Ne pas compter ses heures de travail. Refuser ou déléguer des tâches est essentiel pour maintenir son efficacité au travail. D’après une étude de Statista, 76 % des employés de bureau consultent leur e-mail en dehors des heures de travail. Cette habitude nuit donc à la productivité et entraîne un stress permanent.
⇨ Négliger les pauses. Votre cerveau a besoin de repos pour être productif. Évitez de trop tirer sur la corde. Faites ainsi une pause loin de votre ordinateur quelques minutes pour prendre l’air.
⇨ Négliger la planification des tâches. Dans son essai Eat the Frog, l’homme d’affaires Brian Tracy explique que consacrer 10 à 12 minutes à la planification de votre journée permet de gagner deux heures.

Quels outils peuvent aider à gérer son temps efficacement ?

De nombreux outils, applications et logiciels permettent d’appliquer les 5 principes de la gestion du temps.
Côté matériel, procurez-vous un agenda, un semainier ou alors des « to-do lists » si vous aimez la papeterie. Vous préférez trouver un logiciel de gestion du temps ? Essayez par exemple l’application de gestion du temps PomoDone, Toggl, TickTick ou Focus to-do.

Notion est également un outil apprécié pour la gestion du temps en entreprise et permet d’optimiser la gestion de projets. Si vous avez tendance à procrastiner, dotez-vous plutôt d’une application de blocage, comme AppBlock ou Flipd.
Toutes ces astuces sont à appliquer au quotidien, en entreprise ou dans le cadre de vos études ou dans les formations Uschool.

Les 3 points à retenir : ● Une bonne gestion du temps repose sur 5 piliers essentiels. ● Le multitâche, la procrastination, les heures supplémentaires, le manque de pause sont les défis à relever pour avoir une meilleure organisation. ● La matrice Eisenhower, la méthode Pomodoro, les logiciels de gestion de projet vous aident à optimiser votre gestion du temps.